RH : Le rapport d’étonnement : un outil-clé lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur
RH : Le rapport d’étonnement : un outil-clé lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur
Quel salarié n’a pas tapé « rapport d’étonnement » dans son moteur de recherche, la première fois que son service RH lui a fixé ce rendez-vous ? Le terme est effectivement déconcertant de prime abord. D’où la nécessité de préciser en amont à un collaborateur de quoi il s’agit.
Rapport d’étonnement, Késako ?
Le rapport d’étonnement est un condensé des premières impressions d’une nouvelle recrue. Il invite celle-ci à poser un regard critique mais constructif sur l’entreprise, l’ambiance de son équipe et les missions qui lui sont confiées.
Proposez-lui l’exercice de cette manière : « Le rapport d’étonnement doit refléter vos premières impressions à la suite de votre arrivée dans notre entreprise. Vous pouvez nous y faire part librement de vos questionnements, de vos doutes, de votre ressenti et de vos idées éventuelles d’amélioration des processus de recrutement et d’intégration. »
Ce point d’étape, destiné au manager, au service RH et/ou à la direction, est le plus souvent réservé aux salariés récemment embauchés. À de rares exceptions, il peut être réalisé à l’occasion d’un changement de poste au sein de la même structure.
Que contient-il ?
Voici un échantillon des différentes thématiques que vous pouvez aborder lors de l’échange :
- processus de recrutement
- onboarding
- fonctionnement de l’entreprise
- missions attribuées
- ambiance de l’équipe,
- relation avec le manager
Pour chaque thème, posez au collaborateur les questions suivantes : « qu’est-ce qui a été conforme à ce que vous vous imaginiez ? Qu’est-ce qui a dépassé vos attentes ? Qu’est-ce-qui vous a déçu ? Quels sont les axes d’amélioration ? »
Voici quelques exemples des questions qui peuvent être posées : « Qu’avez-vous pensé du processus de recrutement ? Comment et par qui avez-vous été accueilli(e) au sein de l’entreprise ? Comment avez-vous raconté votre premier jour à vos proches ? »
Vous pouvez également demander au salarié d’attribuer une note sur une échelle donnée à ses premiers jours de présence dans l’entreprise.
Sous quelle forme se présente-t-il ?
Vous pouvez demander au salarié de rédiger son rapport d’étonnement sur papier libre (2-3 pages maximum) ou sur la base d’un questionnaire que vous lui aurez transmis. L’idéal est de convenir d’un rendez-vous avec le salarié lors duquel vous lui poserez vos questions et retranscrirez vous-même ses réponses par écrit.
Dans tous les cas, la formulation des questions doit laisser libre cours à l’expression du salarié. Privilégiez donc des questions ouvertes : « Selon vous, comment le processus d’intégration pourrait-il être amélioré ? »
A quel moment le réaliser ?
Ne tardez pas trop car l’objectif principal est de capter un point de vue neuf. Au bout d’une semaine, faites un premier retour sur l’expérience candidat et sur le processus d’intégration tant que ceux-ci sont encore frais en mémoire.
Beaucoup d’entreprises proposent au salarié de dresser ce rapport d’étonnement au bout de plusieurs mois à la fin de la période d’essai mais un premier point peut être fait en amont.
Le must ? Dresser plusieurs rapports d’étonnement (au bout d’une semaine, d’un mois, de quatre mois de présence dans l’entreprise) pour faire le point à différents stades d’intégration du nouvel arrivant.
A quoi sert-il ?
Du côté du salarié, ce moment facilite son intégration au sein de l’entreprise, offre la possibilité de faire le point sur ses besoins, ses interrogations, ses lacunes… Cet échange valorise la nouvelle recrue et développe chez elle un sentiment de reconnaissance.
L’entreprise tire également de nombreux bénéfices de ce regard neuf sur son organisation. Il permet une remise en question de vos pratiques en cas de dysfonctionnements. Il peut également être une source d’inspiration pour développer de nouveaux outils ou adopter d’autres stratégies managériales.
Quels enseignements en tirer ?
Le rapport d’étonnement peut mettre en lumière certains couacs : informations importantes non délivrées, coordonnées de personnes ressources non transmises… L’identification de ces manquements vous permettront de rectifier le tir à l’avenir.
Ce moment est également l’occasion de mettre des mots sur un malaise éventuel ressenti par le nouvel embauché : relations difficiles avec certains collègues, articulation vie pro/vie perso. Profitez alors de cet échange pour envisager avec lui des alternatives afin qu’il s’épanouisse pleinement au travail.
Pour finir sur une note positive, le salarié peut aussi mettre l’accent sur une pratique qui l’a positivement étonné : « j’ai été agréablement surpris de voir que toute l’équipe avait été informée de ma venue et de mon parcours professionnel avant mon arrivée dans l’entreprise». Ce constat permet d’institutionnaliser des pratiques testées et couronnées de succès lors de l’intégration des candidats : présentation générale des différentes équipes, petit-déjeuner, pot ou déjeuner d’accueil…
N’oubliez pas que les premiers jours d’un collaborateur au sein de votre entreprise sont cruciaux pour l’image de l’entreprise ! A cet égard, le rapport d’étonnement permet de donner une bonne impression à votre collaborateur et d’améliorer votre stratégie de marque employeur. Pourquoi s’en priver ?
Comments are closed.